Cómo puedo archivar alfabéticamente, bien explicado paso a paso

Una forma fundamental para organizar documentos impresos y archivos personales es archivarlos alfabéticamente. Archivar archivos en orden alfabético te permitirá a ti y a otras personas encontrarlos fácilmente y reemplazar los archivos si es necesario. Esto te asegurará que todos los documentos estén protegidos y disponibles. En el presente artículo te daremos algunas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente para tener un sistema de archivo ordenado.

Método 1 de 2: Archivar alfabéticamente

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   Ordena los archivos alfabéticamente según el nombre indexado. El indexado es el proceso de colocar cada sección de un título en la unidad correcta.
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   Coloca los archivos en el gabinete en orden alfabético de la A-Z basándote en la primera letra de la unidad 1. Si la primera letra de la unidad 1 es la misma, usa la segunda letra, luego compara la tercera y así sucesivamente. Si la unidad 1 es idéntica, usa la primera letra de la unidad 2, luego la segunda, tercera, etc. Cada vez que una letra o unidad sea idéntica, archívalo con la siguiente letra o unidad diferente. No hay variaciones a este paso. Indexar correctamente clarificará cualquier área gris.
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   Documenta el sistema de indexado. Asegúrate de que cualquier persona con acceso a los archivos tenga conocimiento del sistema.
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   Coloca los archivos en el gabinete basándote en los nombres indexados y el orden alfabético. Cambia los archivos actuales conforme se necesiten y ordénalos en su lugar para poner los archivos nuevos en el lugar correcto.
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Método 2 de 2: Indexar archivos

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   Etiqueta los archivos siguiendo los estándares de las reglas alfabéticas de indexado. Indexar o etiquetar los archivos es el proceso principal y el más importante en el sistema de archivo. Es el proceso de colocar cada parte del título en la unidad correcta. La unidad se usa para describir cada sección del nombre. El nombre indexado se vuelve el nombre del archivo. Sigue las siguientes reglas para poder archivar en el orden alfabético correcto.
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   Etiqueta los nombres personales colocando el apellido en la unidad 1, el primer nombre en la unidad 2 y el segundo o la inicial en la unidad 3. Ignora la puntuación.

   • Con los prefijos, conecta los prefijos con el nombre que sigue, colócalo en la unidad 1. Omite puntuación.
   • Con los guiones, ignóralos y coloca el nombre antes y después del guión en la unidad 1.
   • Si te encuentras con nombres abreviados y de una letra, se colocan las iniciales en una unidad separada.
   • Con los títulos o sufijos, coloca los títulos y sufijos en la última unidad; el título va antes del sufijo.
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   Etiqueta los nombres de la compañía u organización colocando cada palabra en una unidad separada en orden de aparición en el título.

   • Deja los nombres abreviados y de 1 letra como están, pon las letras separadas por un espacio en unidades separadas.
   • Con la puntuación, omítela, coloca las palabras antes y después de la puntuación en la unidad 1.
   • Con los números, no debes escribirlos como números, los tienes que escribir en letras. Ignora la puntuación. Los títulos que empiezan con números romanos se archivan antes que los números arábigos; los números romanos y los arábigos se archivan del más pequeño al más alto antes de que los títulos empiecen con palabras. Los números escritos se archivan alfabéticamente.
   • Con respecto a los símbolos, todos escríbelos como palabras. Incluye los números directamente conectados al símbolo en la unidad 1.
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   Etiqueta los nombres de los gobiernos colocando el nombre del área geográfica del gobierno en la primera unidad. El nombre del área departamental en las siguientes unidades y palabras como "departamento de" o "buró de" y "oficina de", en la última unidad.
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   Usa la dirección para alfabetizar cuando los nombres sean idénticos. etiqueta la dirección colocando la ciudad en la unidad 2, estado/provincia en la unidad 3, nombre de la calle en la unidad 4, el cuadrante en la unidad 5 y el número de la calle en la unidad 6 (el nombre idéntico va en la unidad 1).
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Consejos

• Cuando etiquetes, primero sigue las reglas estándar, luego incorpora las reglas para una situación especifica.
• Siempre regresa los archivos al lugar correcto.
• Desarrolla un sistema para anotar cuándo y adónde moviste un archivo.

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Advertencias

• Cuando varias personas tienen acceso a los archivos, pueden colocarlos en otro lugar.